cases
A Instituição
A Secretaria de Saúde de um Governo Estadual
Problemas
1) Existem Órgãos que, internamente, possuem maior quantidade de
serviços de apoio do que de Atividades Fim,
2) Existem muitos Órgãos cujas Áreas Fim são na verdade Área Meio
para a Organização.
3) O Secretário gostaria de cortar cargos em comissão mas não quer
estipular percentuais de cortes por achar que esta prática é
autocrática e injusta.
Ambiente Interno
A Secretaria possui uma estrutura organizacional por função com
1.015 Órgãos, que dispõem de Atividades Fim e Meio ( nestas, alguns
serviços são gerados pelo próprio Órgão; outros, por Órgãos
externos)...
Por bom senso ou experiência, sabe-se que algumas áreas estão mais voltadas para suas áreas Meio do que para as Áreas Fim.
Sabe-se também que vários serviços de apoio são da mesma natureza
e atuam de forma descentralizada. A quantidade de Órgãos na
organização impede a investigação e o cruzamento manual das
competências.
Objetivos
1) Eliminar serviços de apoio quando estes forem superiores às
Atividades Fim dentro dos Órgãos,
2) Diminuir a quantidade de Órgãos da Atividade Meio, centralizando
estes serviços.
Passo 1
Estabelecer os parâmetros críticos para análise.
Os Analistas Organizacionais da Secretaria especificaram as condições para que haja cortes ou incorporações de Órgãos.
No primeiro critério, os Analistas Organizacionais estabeleceram que a relação aceitável entre as atividades fim e meio de um Órgão é de, no máximo, 60% de Atividades Fim e 40% de serviços de apoio.
O que exceder os 40% será terceirizado ou transferido para algum outro Órgão da Atividade Meio.
O segundo critério determina que quando 2 ou mais Órgãos da
Atividade Meio de uma dada Estrutura Organizacional tiverem funções
semelhantes eles serão incorporados (centralizados).
Passo 2
Modelagem das relações interfuncionais.
Para modelar as relações interfuncionais, a metodologia AutoTime pressupõe o prenchimento de formulários Institucionais e de Órgãos.
Sem que os usuários percebam, estes formulários permitirão o cruzamento automático das similaridades funcionais entre os Órgãos.
Estas informações são fundamentais para avaliar os tipos de atividades existentes nos Órgãos, ou seja, as quantidades e a tipologia das Atividades Fim, ou de Apoio internos ou externos bem como das Missões organizacionais de cada Órgão em comparação com as da Organização.
Após o preenchimento destes formulários, o AutoTime ficou
habilitado para medir o esforço desenvolvido, por cada Órgão, para
gerar seus diversos tipos de serviços.
Passo 3
Correlacionamento.
O processamento das informações foi realizado através de um
rastreamento minucioso em todas as atividades de todos os Órgãos,
comparando-as com suas respectivas funções institucionais ( Área de
atuação).
O AutoTime realiza vários tipos de cruzamentos.
Um deles separa as tarefas de Atividades Fim daquelas de Atividades Meio, para em seguida mostrar a representatividade percentual de utilização de cada uma destas tarefas.
O outro cruzamento compara, em cada Órgão, a utilização geral das
Atividades Fim em relação às Atividades Meio.
Resultados
Desta forma, ficou fácil observar que, dos 1.015 Órgãos, em pelo
menos 346 gasta-se mais tempo em Atividades Meio do que naquelas
destinadas às suas missões organizacionais (Atividade Fim).
Com esta informação, pode-se eliminar centenas de tarefas através de terceirização, ou mesmo transpondo-as para outros Órgãos com especialidades mais apropriadas para elas - o que, neste caso, permitiu reduzir em cerca de 550 o número de servidores.
Além disso, foi possível destacar 258 Órgãos da Atividade Meio que possuem de 1 a 6 servidores.
Estes Órgãos serão fundidos resultando em apenas 46 Órgãos com no máximo 12 servidores cada.
Desta forma, o número total de Órgãos foi reduzido para 803
unidades acarretando no corte de 424 cargos em comissão.
Conclusão
Um dos conceitos mais comentados em Administração foi aplicado neste
trabalho, o de Melhoria Contínua.
Certamente, na próxima análise com o AutoTime os analistas desta Organização poderão encontrar novas mudanças organizacionais provocadas pela tecnologia ou por exigências dos clientes.
Com AutoTime não existirá mais cortes indiscriminados de pessoal, a tecnologia e o profissionalismo passam a ser condições imprescindíveis do novo gestor de recursos humanos.