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A Instituição
Uma grande Organização de Auditoria.
Problemas
1) Terceirizar ou realizar concurso Público?;
2) Efetuar remanejamentos sem que ocorra ociosidades ou sobrecargas
de trabalho;
3) Obter as respostas um ano antes das atividades ocorrerem e com
certeza de 95,0% na tomada de decisão.
Ambiente Interno
A Organização dispõe de 2 Órgãos principais, o primeiro de Normas
Técnicas e o segundo de Auditoria.
Várias atividades são desenvolvidas por três categorias da atividade fim, Contador, Técnico de Controle Interno e Técnico de Contabilidade, e além de outras de atividade meio, tal como Agente de Administração.
Outras atividades ainda serão desenvolvidas, mas não se sabe se com pessoal da própria organização, ou proveniente de concurso público ou terceirizados.
Além disso, a Organização pretende remanejar recursos humanos
para um outro setor que está com falta de pessoal, mas não sabe se
isto é possível.
Objetivo
Encontrar, utilizando a metodologia "AutoTime", os cargos que
poderão ser terceirizados ou deslocados no quantitativo adequado,
identificando suas respectivas atividades.
Passo 1
Especificar as Políticas de RH.
São duas as políticas de RH necessárias para a simulação.
A primeira é a de Sobrecarga, que permite ao AutoTime buscar nos 264 dias simulados aqueles que possuem o quantitativo aceitável para que haja o mínimo de ociosidade e sobrecarga em um tempo diário; neste caso, a Organização resolveu fixar sua política de sobrecarga em 25% (75% de ociosidade e equilíbrio).
A segunda é a de Terceirização, que proporciona o mínimo de
ociosidade e sobrecarga em um tempo anual; neste caso, a Organização
resolveu fixar sua política de Terceirização em 50% (significa que
qualquer atividade ou conjunto de atividades que possuírem
ociosidades anuais superiores a 50% serão terceirizadas).
Passo 2
Modelagem das necessidades do trabalho.
Para modelar as necessidades de trabalho da Instituição, a
metodologia AutoTime pressupõe o preenchimento de formulários
Institucionais e de Órgãos.
Sem que os usuários percebam, estes formulários permitirão a modelagem automática da demanda e oferta de recursos humanos na organização.
Estas informações são fundamentais para a avaliação dos Cargos Atuais nos Órgãos e dos Eventos: Programados (aqueles que possuem tempos de duração e ocorrência previsíveis), Extraordinários (aqueles que possuem vida útil curta) e Projetados (aqueles que ainda não existem, mas passarão a existir no curto prazo).
Tudo isso de maneira fácil e sistemática que durou, nos 2 órgãos, apenas 5 horas.
Após o preenchimento destes formulários, o sistema AutoTime ficou
habilitado para realizar sua fase mais importante, a simulação de
cenários.
Passo 3
Simulação.
A simulação foi realizada segundo técnicas de Simulação de Sistemas
Operacionais utilizando, mais precisamente, o método de Monte Carlo.
O sistema AutoTime avalia os parâmetros especificados durante a modelagem, como carga horária de trabalho, ocorrência e duração das atividades (segundo suas curvas estatísticas), índice de férias, tolerâncias pessoais e de fadiga.
Em seguida, projeta as necessidades de funcionários para cada dia
de trabalho no ano, respeitando as condições das Políticas de
Sobrecarga e Terceirização, a fim de otimizar as necessidades dos
recursos humanos.
Os resultados
Apesar de gerar 15 relatórios para este problema, o AutoTime
necessitou de apenas 2 para solucioná-lo.
No primeiro relatório, o de Terceirização, ele indicou que, das 235 atividades dos 2 Órgãos em questão, 58 poderão ser terceirizadas, algumas por provocar ociosidades pulverizadas durante o ano e outras por terem vida útil curta, de maneira que torna-se necessário terceirizar 5 Contadores e 3 Técnicos de controle interno.
Além disso, ainda mostrou que, nestas 58 atividades, algumas ocorrerão semanalmente com duração de 12 a 20 dias e outras mensalmente com duração de 1 a 3 semanas.
No segundo relatório, o de Necessidade de Pessoal por Órgão, o AutoTime informou que, dos 44 Contadores existentes, atuamente 13 estão ociosos ou desviados de função, podendo ser remanejados para outros setores da Organização, o que evitará a abertura de concurso público.
Vale lembrar que o AutoTime funciona com a precisão de 95%.
Conclusão
Resultados nas mãos. O objetivo foi atingido, e a conclusão é que o
AutoTime permitiu que a Organização trabalhasse com flexibilização.
Flexibilização para antecipar a ação, disponibilizando, no momento certo, a quantidade certa de servidores e cargos, reduzindo os custos financeiros e unindo a gestão operacional à gestão estratégica.. .