resumo
Consultoria
AutoTime é uma consultoria de Engenharia de Produção que utiliza tecnologias
de simulação para o dimensionamento da força de trabalho em grandes
organizações.
Nossas duas tecnologias permitem investigar flutuações da demanda de
serviços em qualquer setor, encontrando a melhor configuração de recursos
humanos em processos Ad-hoc, rotineiros (produção) ou sazonais.
Com isto, proporcionamos as Empresas uma sistemática científica que garante
uma gestão mais consciente da qualidade e quantidade dos serviços que se
presta e que se propõe a prestar, tendo como subprodutos a redução de
desperdícios de recursos humanos e maior organização dos serviços
produzidos.
Quem somos
AutoTime é líder em tecnologia no setor de melhoria do desempenho da
força de trabalho.
Com sede no Rio de Janeiro, a consultoria AutoTime desenvolve
tecnologias para racionalização de pessoal em qualquer sistema de
produção (negócio, gestão, Ad hoc, repetitivo etc) oferecendo uma
gama completa de soluções para o setor público ou privado.
Nos últimos 17 anos, nossa consultoria de Engenharia de Produção atuou em mais de 720 unidades de negócios, otimizando processos e departamentos.
Os modelos matemáticos foram evoluindo a medida que descobríamos, na prática, novos algoritmos que traziam maior acurácia aos resultados, reduziam o número de consultores em campo e diminuíam o tempo de consultoria para o dimensionamento da força de trabalho.
Com isto, AutoTime tornou-se a principal fornecedora de soluções efetivas para racionalização de recursos humanos em processos de negócios ou em áreas operacionais.
Serviços
Nossas soluções auxiliam as principais necessidades das Empresas nas áreas
de Planejamento de Recursos Humanos.
Entre os principais serviços podemos destacar:
- Concursos Públicos;
- Movimentações internas para equilibrar a Ociosidade com a Sobrecarga;
- Plano de Cargos;
- Racionalização de Processos.
- Redução da ociosidade e da sobrecarga de trabalho
-
Redução de
custos.
Produtos possíveis do dimensionamento da força de trabalho:
- Mapa de relacionamento;
- Árvore de Processos;
- Quantitativo ideal de Categorias profissionais;
- Categorias profissionais adequadas;
- Potencial de terceirização;
- Custo de cada processo/Macro-Processo;
- Valor relativo de cada processo/Macro-processo;
- Manual de Tarefa;
- Estrutura Ocupacional;
- Balanço entre atividades fim e meio;
- Representatividade das Atividades Fim
- Representatividade das Atividades Meio;
- Departamento com atividades fim semelhantes;
- Departamento com atividades meio semelhantes.
Clientes
Nos últimos 17 anos, no início com modelos determinísticos e finalmente com
modelos de simulação, dimensionamos a força de trabalho
de diversas instituições em setores de projetos, processos de gestão,
processos de negócios, atividades sazonais, processos de produção e
departamentos.
Nossa metodologia já foi aplicada na área de fomento ao cinema, plano de saúde, tráfego, apoio administrativo, educação, informática, desenvolvimento institucional, social, iluminação pública, auditoria, obras civis, parques e jardins, financeira, mecânica entre outras.
Já realizamos serviços em mais de 720 áreas de negócios nas seguintes instituições:
- Prefeitura da Cidade do Rio de Janeiro (438 órgãos - 3.800 funcionários),
- Presidência da República (9 órgãos - 60 funcionários),
- Prefeitura Municipal de Niterói (120 áreas de negócios - 1.800 funcionários),
- Fundação Parques e Jardins (88 processos de negócios - 462 funcionários)
- Secretaria Especial da Terceira Idade (26 áreas de negócios - 214 funcionários),
- Plano de Saúde Eletros-Saúde (34 processos de negócios - 102 funcionários).
A tecnologia AutoTime é genérica para os 4 (quatro) tipos de
processos que existem nas organizações:
- Dimensionamento da Força de Trabalho (DFT) em processos de ad-hoc;
- Dimensionamento da Força de Trabalho (DFT) em trabalhos rotineiros;
- Dimensionamento da Força de Trabalho (DFT) em atividades sazonais;
- Dimensionamento da Força de Trabalho (DFT) em projetos;
A solução permite a modelagem dos processos de acordo
com parâmetros pré-estabelecidos pela Organização em
estudo.
De acordo esta customização, inúmeros panoramas da
Organização são simulados, resultando na escolha da
melhor configuração
de serviços e de recursos humanos.
Os processos Ad-hoc têm como principal característica a incerteza. Neste tipo de processo as regras de procedimentos podem ser modificadas ou criadas durante a operação do processo.
As incertezas dos processos Ad-hoc podem variar intensamente.
Os principais sinalizadores de incertezas são:
- demanda imprevisível;
- intensivo julgamento pessoal;
- início do processo indefinido;
- tempo de execução do processo indefinido;
- tipo de categoria profissional;
- compartilhamento de recursos entre vários processos.
Quando estas variáveis estão sob controle o dimensionamento pode ser feito até mesmo por uma simples regra de três. No entanto, no mundo corporativo as atividades são repletas de incertezas, tornando impraticável o uso de modelos determinísticos.
As atividades de engenheiros, advogados, programadores, projetistas, analistas, arquitetos, executivos, contadores ou qualquer tarefa que requer julgamento pessoal são tão genéricas e contém tantos indicadores de incerteza que um dimensionamento na base do bom senso pode aumentar dramaticamente os custos dos serviços.
Mesmo o dimensionamento de algumas atividades rotineiras, como coleta de lixo, obras civis ou até mesmo aquelas relacionadas a burocracia administrativa podem se tornar complexas tanto por causa escala como pelas inúmeras possibilidades de roteirização.
Veja, por exemplo, o caso do trabalho de um Contador. Um processo pode necessitar de 1(um) Contador, mas em outras ocasiões pode precisar de 5 (cinco) Contadores. Qual o número certo?
AutoTime resolve este problema utilizando simulação.
Simulamos um ano inteiro de trabalho e afirmamos quantos funcionários são necessários e qual o custo incorrido para cada processo, com precisão estatística.
Processos de Rotineiro
Também chamados de processos de produção este tipo de processo possui comportamento previsível com um tempo de processamento que não varia muito, ou seja, sua variância é bem pequena e normalmente são chamados de processos estruturados.
A grande dificuldade da análise deste tipo de processo está na roteirização e disciplina das tarefas, mas por outro lado eles possuem poucas variáveis de risco.
Os processos de rotineiros normalmente são encontrados na execução das atividades fim das organizações e são os mais fáceis de dimensionar.
A consultoria AutoTime utiliza um Simulador de Fluxo de Processos Rotineiros para analisar filas e gargalos.
Ele simula processos de produção (bens ou serviços) com ciclos diários.
Este tipo de simulação é bem interessante sendo possível testar virtualmente os processos, visualizar os clientes chegando, materiais fluindo e funcionários se movendo.
Veja o exemplo de um processo onde um determinado item é recebido para Inspeção.
Diversos itens chegam para ser inspecionados.
Quando este item flui pelo processo atual é possível ver as filas se formando em algumas estações de trabalho e outras estações ficando ociosas.
Quando se altera o posicionamento destas estações de Inspeção, ou a quantidade de funcionários, os gargalos somem e as atividades que antes estavam ociosas passam a operar com carga equilibrada.
Produtos:
- Diagrama do Fluxo de Processo;
- Tamanho da fila;
- Tempo de espera na fila;
- Análise das atividades paralelas;
- Mudança na roteirização do fluxo de trabalho trabalho;
- Mudança na quantidade de estações de trabalho;
- Mudança na quantidade de funcionários;
- Redução da Sobrecarga;
- Redução da Ociosidade Diagrama dinâmico do funcionamento do processo;
- Cenários de alternativas
Processos Sazonais
Em muitas situações de negócios a demanda se comporta de forma equilibrada durante um certo tempo e dramáticamente variável em outros momentos.
Por exemplo, num trabalho de poda de árvores, determinada Organização pode necessitar em 80% do tempo de 100 pessoas e nos outros 20% do tempo de 400 pessoas.
Qual seria a relação ideal entre funcionários fixos e terceirizados?
Fica claro que não é aconselhável contratar 300 funcionários fixos para trabalhar apenas 20% do tempo. O ideal seria terceirizá-los, não é mesmo?
AutoTime oferece uma ferramenta para resolver este tipo de problema.
Ela auxilia na análise econômica entre trabalhar com pessoal próprio ou com pessoal terceirizado.
Diversos processos da área de negócios também segue este comportamento.
Trata-se da simulação de Processos Sazonais com ênfase em custos e dimensionamento de recursos humanos.
Produtos:
- Análise da Demanda;
- Gráficos dinâmicos;
- Quantitativo ideal de pessoal terceirizado e efetivo;
- Custo da Política de terceirização;
- Custo da Política de efetivo próprio.
AutoTime utiliza softwares
desenhados para realizar
análises científicas em
complexos processos de gestão,
permitindo assim a otimização
completa dos serviços e da força
de trabalho.
A solução é focada na agilização
dos tempos envolvidos através da
eliminação de ociosidades,
redundâncias e gargalos
existentes nas operações.
Estatísticas de desempenho são
estabelecidas e discrepâncias
são mostradas de maneira
explícita.
O produto final é uma
reconfiguração dos serviços,
custos, categorias e da força de
trabalho.
Modelagem da Empresa
Nossas metodologias analisam diversas realidades para sua empresa, simulando cenários parametrizados por você.
Desta forma, antes mesmo da
ação, você saberá qual a
configuração mais eficiente
entre as atividades para que a
produtividade seja máxima com
ociosidade mínima.
AutoTime utiliza métodos que
projetam a demanda de serviços e
ainda testa diversos níveis de
capacidade instalada de recursos
humanos.
<<<<<colocar o gráfico aqui>>>>>>
Para fazer isto, só precisamos de um modelo da sua organização.
Este modelo é submetido a
diversas experiências permitindo
comparar diferentes soluções sem
incorrer nas despesas, demoras e
riscos das situações reais.
Dependendo da necessidade,
também podemos adequar os custos
gerais a realidade orçamentária
da Empresa.
Entende-se como custos gerais a
quantidade de recursos humanos
(Contador, Auxiliar
Administrativo etc.), a
quantidade de recursos materiais
(caminhão, fotocopiadora,
computador etc.) e seus
respectivos custos unitários,
dentro de cada processo de
negócio.
AutoTime oferece uma
nova abordagem
tecnológica para
tornar a
administração
pública ou privada
mais eficiente do
ponto de vista
estratégico,
econômico ou
operacional. Nosso
conjunto de soluções
para Planejamento
configuram os
recursos humanos
dentro de qualquer
Organização ou
sistema produtivo.
Durante muito tempo,
levantar necessidade
de pessoal para
melhorar o
rendimento econômico
dos recursos
humanos, minimizar
ociosidades, definir
níveis de
terceirização e
projetar
remanejamentos
constituía uma
tarefa árdua onde o
bom-senso
predominava,
provocando o aumento
dos custos na
Organização.
Agora, com esta nova
metodologia que
utiliza técnicas
avançadas de
Simulação e Análise
de Risco
é possível, em pouco
tempo, dimensionar a
força de trabalho e
planejar os recursos
humanos de forma
impessoal, técnica e
inovadora.
Desta forma, as
discussões com
dirigentes ou
associações de
servidores sobre a
quantidade correta
de remanejamentos,
cortes ou admissão
de pessoal ficou
mais tranquila.
Com a utilização
de critérios
técnicos, esta
tecnologia coloca o
Gestor numa situação
confortável e numa
postura impessoal.
As tecnologias da
AutoTime insere a
área de Recursos
Humanos na discussão
do Planejamento
Estratégico, tanto
no ponto de vista
econômico, de
clientes, processos
ou de crescimento.
Ganhos
Abaixo, selecionamos os problemas mais comuns enfrentados pela área estratégica das empresas mas facilmente resolvidos pelas nossas tecnologias:
- Existe uma forma de melhorar a utilização do trabalho e equilibrar as atividades fim e meio num processo de negócio?
- Na minha empresa a demanda é flutuante, o tempo de execução das atividades é completamente aleatório, é possível criar cenários de utilização da força de trabalho e de custos ?
- Como dimensionar os recursos humanos e reduzir custos para uma dada demanda de trabalho?
- É possível apropriar os custos de uma categoria funcional para cada um dos 88 processos da minha empresa?
- Eu gostaria de saber a participação dos custos de cada um dos 88 processos da minha empresa ?
- A demanda dos processos da minha empresa é muito sazonal. É possível saber quantas vezes é necessário terceirizar a minha força de trabalho?
- Eu sei que existem gargalos, mas não sei aonde, como identificá-los e quantas pessoas devo acrescentar para acabar com estes gargalos?
- É possível saber se para um dado nível de força de trabalho, a demanda será ou não atendida?
- Como encontrar o quantitativo ideal para concurso público se não consigo distinguir as atividades permanentes para outras terceirizáveis, ou seja, atividades com pequenas ocorrências anuais?
- Como racionalizar serviços, documentá-los e distribuí-los para grupos de funcionários?
- Se eu remanejar funcionários para diversos setores, alguns deles ficarão ociosos ou sobrecarregados?
- Existem áreas executando as mesmas funções?
- Como saber se estou utilizando corretamente uma dada força de trabalho, se ela pode atuar diariamente, semanalmente, mensalmente, semestralmente, anualmente, em projetos e com volumes variáveis?
- Eu gostaria de efetuar um enriquecimento de cargos, mas como fazer isso se eu não sei como organizar as tarefas já que elas estão sempre mudando?
- Por terem natureza aleatória, não é impossível dimensionar serviços burocráticos e atividades administrativas?
- Por muitos anos nossa força de trabalho foi justificada pelo bom senso dos dirigentes, mas isso acarretou um certo inchaço nos quadros. Posso dimensionar a força de trabalho de maneira impessoal?
- Se eu não sei como será a produção futura de serviços, como poderei projetar cargos e quantitativos para o meu novo Plano de Cargos e Salários?
- Na minha Empresa eu tenho departamentos que funcionam em diversos processos, como saber se eles gastam mais o seu tempo em atividades fim ou meio?
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Autotime - Planejamento da Força de Trabalho
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